Katere so obvezne sestavine (negotovinskega) izdanega računa? | Minimax – spletni računovodski in poslovni sistem

Katere so obvezne sestavine (negotovinskega) izdanega računa?

Izdani račun je ena najpomembnejših izvirnih knjigovodskih listin, ki izkazuje poslovne dogodke, in praviloma nastane na kraju in v času nastanka poslovnega dogodka.

Kaj vse mora biti na računu, pa je odvisno od načina plačila. V praksi ločimo gotovinske in negotovinske, med njima pa je kar nekaj razlik. V tokratnem zapisu se posvečamo negotovinskim računom.

Kaj je račun pri negotovinskem poslovanju?  

Negotovinski račun izdamo takrat, ko nam plačnik sredstva (denar) nakaže na TRR račun, torej ne gre za plačilo v gotovini.

Računi za negotovinsko poslovanje morajo vsebovati podatke, ki so nujni in jih predpisuje več zakonov: Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1), Zakon o gospodarskih družbah (ZGD) in Slovenski računovodski standardi (SRS).

Za potrebe tega zapisa smo ločili obvezne podatke v dve kategoriji. Podatke, ki se ne spreminjajo z izdajo vsakega računa (kot je na primer ime podjetja), in druge, ki se spreminjajo (kot na primer številka računa).

1. Podatki na računu, ki se ne spreminjajo (lahko jih prednatisnete, če boste imeli tiskane predloge za račune):

Obvezni podatki:

  • naziv podjetja,
  • naslov podjetja,
  • registrski organ, pri katerem je družba vpisana,
  • matična številka družbe,
  • pri družbi z omejeno odgovornostjo in delniški družbi je treba navesti tudi znesek osnovnega kapitala in znesek še nevplačanih vložkov,
  • davčna številka izdajatelja oziroma ID za DDV, če ste zavezanec za DDV.

Naše priporočilo: številka TRR-ja ni obvezen podatek, vendar ga napišite, saj boste s tem poenostavili plačilo računa. Dodajte na račun tudi kontaktne podatke (e-pošta, telefon), saj boste s tem pospešili komunikacijo. 

2. Podatki, ki so obvezni, a se spreminjajo

a) Splošni podatki

  • datum izdaje računa,
  • datum, ko je bila opravljena dobava blaga, ali datum, ko je bila storitev opravljena oziroma končana oz. datum, ko je bilo opravljeno predplačilo (če se ta datum lahko določi in je različen od datuma izdaje računa),
  • zaporedna številka računa,
  • prejemnik računa (naziv, naslov, davčna številka ali ID za DDV),
  • datum zapadlosti / valuta (kdaj naj bo račun plačan).

b) Obračunski podatki (podatki, povezani z zneski in opisom opravljenih storitev ali izdelkov)

Če ste zavezanec za DDV

  • količina in vrsta dobavljenega blaga oziroma obseg in vrsta opravljenih storitev,
  • davčna osnova, od katere se obračuna DDV po posamezni stopnji oziroma na katero se nanaša oprostitev, cena na enoto brez DDV ter kakršna koli znižanja cen in popusti, ki niso vključeni v ceno na enoto,
  • stopnja DDV,
  • znesek DDV mora biti viden posebej (razen v primerih, kjer se uporablja posebna ureditev).

Če niste zavezanec za DDV

  • prodajno ceno blaga oziroma storitve (brez DDV),
  • skupno vrednost prodanega blaga oziroma opravljene storitve (brez DDV),
  • Če izdate račun drugemu davčnemu zavezancu, morate na računu navesti tudi podatek o količini in vrsti dobavljenega blaga oziroma obsegu in vrsti opravljenih storitev. 

Priporočljiva je tudi navedba: DDV ni obračunan na podlagi 1. odstavka 94. člena Zakona o davku na dodano vrednost (nismo zavezanci za DDV).

Izdani računi spadajo med evidence, ki jih morajo podjetniki voditi. Katere so ostale obvezne evidence, si poglejte v brezplačnem e-priročniku.


Kako lahko izdam račun?  

Račun lahko izdate:

  • »ročno«, s pomočjo Worda, Excela ali drugega orodja, le da so zapisani pravi podatki,
  • s pomočjo programov za izdajanje računov.

 

Najpogostejše težave pri ročnem izdajanju računov

Ročno pisanje računov (pri tem imamo v mislih npr. Word, v katerem oblikujete dokument kot račun. Stalne podatke puščate vedno enake, drugi pa se spreminjajo glede na vsebino računa – »shrani kot«). Pri tem načinu lahko pride do naslednjih zapletov:

  • Številka računa: Veliko podjetnikov pozabi spremeniti številko računa. Zaradi te napake se lahko pojavijo zadrege, saj je treba račun popravljati in ga ponovno poslati plačniku ali pa celo izdati dobropis.
  • Datumi: Ni popravljen datum izdaje računa (ostane prejšnji). Račun je treba zavračati.
  • Račun prepišete ali pozabite shraniti: to se lahko hitro zgodi, ko vsak račun kopirate v svoj dokument s pomočjo funkcije »shrani kot«. Če prejšnje različice računa še niste natisnili, ga je treba napisati ponovno. Lahko se zgodi, da račun izdate, pošljete in naknadno ugotovite, da ga niste shranili ali natisnili.
  • Ime in podatki naslovnika: Ko vnašate podatke, je treba naslov prepisati iz javne baze (ali drugega vira podatkov). Pravilno je treba prepisati tako ime podjetja, naslov in seveda davčno številko oziroma ID številko. Lahko se zgodi, da napačno prepišete podatke. V praksi se tudi dogaja, da uporabniki pozabijo pravilno prepisati enega od podatkov in pravilno prepišejo naziv podjetja, a pustijo (prejšnjo) davčno številko (ali ID za DDV).
  • E-računi: Na ta način (ročno) ne morete izdajati računov javni upravi (digitalno podpisan e-račun).


Prednosti izdajanja računov s pomočjo programov za izdajanje računov

  • Program račune številči samodejno, tako da je podvajanje istih številk nemogoče.
  • Dodajanje nove stranke je preprosto, saj sistem podatke črpa iz javne baze podatkov, zato so podatki vedno pravi.
  • Program si zapomni prednastavljene podatke na artiklih (naziv artikla, cena artikla …) in zato ni potrebno prepisovanje.
  • Program vam pripravi tudi e-račun, ki ga neposredno pošljete svojemu kupcu in ga ta uvozi v svoj program.

E-računi so v Sloveniji standard, če želite poslovati s podjetji, ki so v javni lasti. Tu so procesi prejemanja in izdajanja e-računov tekoči in avtomatizirani. Vse to pa vpliva na manjše stroške in manj napak. 


Kako je z e-računi v tujini?

Po Italiji, ki je s 1. 1. 2019 uvedla obvezno izdajo e-računov tudi za B2B in B2C, obveznost poslovanja z e-računi najavljajo tudi v drugih državah.

Na Hrvaškem so obveznost prejema v javnem sektorju uvedli v juliju 2019, Srbija pa jih uvaja v januarju 2022 za javni sektor in januarja 2023 za celotno gospodarstvo.

Obveznost izdaje e-računov v javnem sektorju je z januarjem 2020 začela veljati v Franciji in na Portugalskem. V Franciji so najavili tudi obveznost izdaje e-računov pri B2B, kar naj bi uvedli postopoma. Predvidoma z letom 2023 za večja podjetja in z letom 2025 za vse ostale.

Nemčija je uvedla v javnem sektorju obvezen prejem e-računov z novembrom 2019 (nekatere zvezne dežele z aprilom 2020) in pošiljanje e-računov z novembrom 2020.

Če želite poslovati s tujino in še niste zavezanci za DDV, morate postati atipični zavezanec za DDV, ne glede ali izdajate e-račune ali klasične.


Posebnosti

Nekatere dejavnosti zahtevajo tudi dodatne klavzule ali pojasnila, ki izhajajo iz različnih zakonov. Nekaj primerov navajamo v nadaljevanju, vendar pa je smiselno, da se pred izdajo prvega računa posvetujete z dobrim računovodjem, ki vam bo pravilno svetoval in vam predlagal prave klavzule, če jih seveda potrebujete.


Posebni primeri računov oziroma klavzule, ki jih morate napisati.

  • v primeru izdaje računa s strani kupca blaga ali naročnika storitev v imenu in za račun davčnega zavezanca navedbo »Samofakturiranje«;
  • v primeru oprostitve DDV veljavno določbo Direktive Sveta 2006/112/ES ali ustrezni člen tega zakona ali drugo sklicevanje, ki kaže na to, da je dobava blaga ali storitev oproščena DDV,
  • v primeru, če je plačnik DDV kupec blaga ali naročnik storitve, navedbo »Obrnjena davčna obveznost«,
  • v primeru dobave novega prevoznega sredstva, opravljene v skladu s pogoji iz 1. in 2. točke 46. člena tega zakona, značilnosti, kot so opredeljene v tretjem odstavku 3. člena tega zakona,
  • v primeru uporabe posebne ureditve za potovalne agencije navedbo »Posebna ureditev – Potovalne agencije«,
  • v primeru uporabe ene od posebnih ureditev za rabljeno blago, umetniške predmete, zbirke in starine navedbo »Posebna ureditev – rabljeno blago«, »Posebna ureditev – umetniški predmeti« ali »Posebna ureditev – zbirke in starine«,
  • če je oseba, ki je dolžna plačati DDV, davčni zastopnik za namene drugega odstavka 76. člena tega zakona, identifikacijsko številko za DDV davčnega zastopnika, skupaj z njegovim imenom in naslovom.

 

Podpisovanje računov in žigosanje

Od nekdaj je veljalo pravilo, da mora biti račun žigosan in podpisan, saj je le tako verodostojen. Danes pa podpisi in žigi (skoraj) niso več potrebni. Glede podpisovanja obstajajo različna tolmačenja. Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1) v nobenem členu ne zahteva, da mora biti izdan oziroma prejet račun podpisan. 229. člen direktive o DDV 2006/112/ES izrecno pravi: »Države članice ne zahtevajo, da so računi podpisani.« Pri tem pa moramo upoštevati tudi Slovenske računovodske standarde, kjer SRS 21. 8. pravi, da morajo biti knjigovodske listine opremljene s podpisi fizičnih oseb. Tudi žigi niso več obvezni in ne povečajo vrednosti listine, lahko pa jih uporabljate.

Predlagamo, da kjer je mogoče, račun podpišete. Če ga pošiljate po e-mailu, lahko dodate skeniran podpis.

Ali je oblika računa pomembna?

Račun ne predstavlja le plačila za vaše delo, temveč odnos vašega podjetja do kupca, zato je pomembno, da so računi lični in pravilni. Oblikovalci so že dobro preučili nujne podatke, ki jih znajo spretno vplesti v celostno podobo in pripraviti privlačen dokument. Če uporabljate logotip ali barve, jih vključite v podobo računa. Dopisne liste in račune lahko poenotite tako, da na dopisni list zapišete vse podatke, ki so nujni na računu.

 

(Visited 28.182 times, 34 visits today)