Največje zmote o e-računih | Minimax – spletni računovodski in poslovni sistem

Največje zmote o e-računih

Vsako podjetje, ki posluje račune izdaja in jih tudi prejema. Računalniki so omogočili, da računov ne pišemo več ročno in s tem prihranimo veliko časa. Zakaj jih še vedno pošiljamo po klasični pošti?

Veliko podjetij se je šele zdaj začelo zavedati in s pridom izkoriščati prednosti digitalizacije. Kot poročajo večja telekomunikacijska podjetja v Sloveniji, se je prenos podatkov povečal kar za 40 %.

Kdo je v vašem podjetju sprožil digitalizacijo? Direktor? Vodja finančne službe? Ali kar Covid-19?

Pošiljanje računov po klasični pošti zahteva tiskanje, kuvertiranje, lepljenje znamk in obisk pošte. E-račun pa potrebuje v resnici le en klik – Pošlji. In javna uprava z e-računi že res dobro posluje.


Zakaj ga podjetniki ne vpeljejo v svoje poslovanje? 
V nadaljevanju predstavljamo 3 največje zagate, ki so nam jih podali podjetniki, ko smo jih vprašali, zakaj ne izdajajo e-računov
  • To je komplicirano …

Podjetniki menijo, da je izdajanje računov komplicirano, čeprav se nihče ni zares tega lotil. Glavni razlog za strah pred e-računi je nameščanje digitalnega potrdila. Slednje pa ni nujno, če e-račune pošiljate po e-pošti. Račun s pomočjo računovodskega programa izdate enako kot navaden račun in ga pošljete na e-mail. Kupec prejme račun v obliki XML (e-račun) in PDF priponko, ki velja kot klasični račun. E-račun lahko enostavno uvozi v banko in v računovodski sistem. Kako izdati e-račun, pa smo pisali v tem priročniku.

  • E-računi podvajajo delo in zmešajo sistem

Računovodski program omogoča izdajanje vseh oblik računov na enem mestu. Tako je številčenje računov vedno pravilno, ažurna pa je tudi evidenca izdanih računov.

Tudi prejemanje klasičnih in e-računov vpliva na sistem dela. Nekateri podjetniki vse prejete e-račune tiskajo in fizično arhivirajo. Svetujemo obratno – vse račune, ki jih prejmete v fizični obliki, skenirajte in odložite v računovodski program. Tako bodo vsi prejeti in izdani računi na enem mestu, dostopni tudi računovodstvu.

  • Računovodja nima več dela

Glavna naloga računovodij ni pretipkavanje računov, temveč svetovanje in pomoč pri poslovanju. Če bo računovodja prejemal e-račune in jih le uvozil, bo imel čas, da se posveti svetovanju, hitreje bo zaznal morebitne napake. Tako svetovanje ponujajo dobri računovodski servisi .

 

Kakšne prednost izpostavljajo podjetniki, ki e-račune že uporabljajo?
  • Samo, da mi ni treba na pošto …

Veliko, predvsem malih podjetnikov, ne mara poštnih opravil. Tiskanje, kuvertiranje, lepljenje znamk predstavlja breme, čeprav gre samo za en ali dva izdana računa mesečno. In z izdajo e-računov se temu opravilu lahko res izognete.   

  • Kupec nima več izgovorov, da čaka račun

Podjetniki potrjujejo, da se kupci manj izgovarjajo, da »čakajo poštarja«. E-račun je takoj v nabiralniku, kupec ga lahko uvozi v e-banko ali posreduje v računovodski program. Tak račun kupci tudi hitreje plačajo. 

  • Računovodja ne jamra več, kdaj prinesem račune

Računovodja ima izdane račune v sistemu. Tisti, ki prejete račune uvozijo ali skenirajo v računovodski sistem, dodatno pohitrijo čas za prenos do računovodstva. Računovodja lahko račune takoj obdela. Podjetnik ima boljši pregled nad poslovanjem, nad prihodki in stroški, in nad denarnim tokom podjetja.

  • Manj napak pri pretipkavanju

E-račun je izdan kot HTML zapis, v katerega se prepišejo podatki tako, kot jih je zapisal izdajatelj računa. Ko jih na drugi strani kupec uvozi, jih tako samo pregleda in potrdi ali pa zavrne.

  • Končno prostor brez registratorjev

Če se odločite vse dokumente shranjevati digitalno (potrebujete notranja pravila arhiviranja) lahko pozabite na fizični arhiv in omare uporabite za druge namene. 

  • In nenazadnje – nična možnost prenosa okužb

Če bi se v začetku letošnjega januarja temu posmehovali, je očitno to naša nova realnost.  Virusi, takšni in drugačni bodo ostajali z nami tudi v prihodnje. Z digitalnim prenosom dokumentov zmanjšamo možnost prenosa okužb preko dokumenta, pri stiku s poštarjem oziroma obiskom Pošte. V mnogih podjetjih računi fizično krožijo po pisarnah, da jih podpišejo odgovorne osebe. Digitalne poti vsa tveganja izničijo.

 

Več o tem, kako začeti z izdajanjem e-računov pa so zapisali v tem priročniku.

 

(Visited 323 times, 1 visits today)