Ministrstvo za delo je 28. julija 2022 dalo v javno obravnavo predlog novele Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-1).
Zakaj so se odločili za spremembo zakona?
Evidenca o izrabi delovnega časa je ena izmed evidenc na področju dela in socialne varnosti, ki jo predpisuje obstoječi ZEPDSV. Ta z vidika izvajanja inšpekcijskega nadzora predstavlja osnovo za ugotavljanje izvajanja določb o delovnem času, odmorih in počitkih.
Inšpektorat za delo (IRSD) pa že več let ugotavlja številne kršitve ZEPDSV, v povezavi z delovnim časom ter zagotavljanjem počitkov. Prav zaradi neustreznega vodenja evidenc in pomanjkljive normativne ureditve IRSD težko ugotovi nepravilnosti v zvezi z delovnim časom ter zagotavljanjem počitkov.
Obveznost vodenja evidenc predpisuje že obstoječa zakonodaja
Obveznost vodenja evidenc oziroma t. i. ”štempljanje” že obstaja v veljavni zakonodaji in jo v 12. členu predpisuje Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV).
Razumeti je treba, da evidenca o izrabi delovnega časa torej ni namenjena zgolj potrebi obračuna plač, predložiti jo je treba tudi na zahtevo pristojnega organa.
Če podjetje obišče inšpektor, ki preverja izvajanje delovnopravne zakonodaje, bo zahteval evidenčni list, na katerem so jasno vidne informacije v zvezi z delovnim časom, odmori in počitki. Evidenčni list je uradna listina, na podlagi katere lahko delavci zagotovijo ustrezno izrabo svojih pravic in s tem izplačilo zaslužene plače.
Pravilna evidenca obenem omogoča boljšo skrb za varnost in zdravje pri delu. Le zdrav delavec bo lahko celotno aktivno obdobje opravljal delo v okviru svojih polnih zmogljivosti in želja.
Katere novosti so predvidene v zakonu?
V zakonu predvidevajo 6 ključnih sprememb, ki bi omogočale boljšo evidenco delovnega časa zaposlenih:
- Opredelitev pojma delavca (predvsem bi vodenje evidence veljalo za vse, ki so v delovnem procesu).
- Razjasnitev dileme glede roka za prijavo delavca v socialno zavarovanje.
- Določitev podatkov, ki jih je treba vpisovati v evidenco o izrabi delovnega časa.
- Način vodenja evidence o izrabi delovnega časa (za zagotovitev verodostojnosti evidence).
- Obveznost ustrezne hrambe evidence o izrabi delovnega časa.
- Določitev sankcij za primer opustitve vodenja, hrambe ali posodabljanja evidenc ter pooblastilo za izrekanje glob v razponu.
Predlagani zakon sledi 4 ciljem:
- Jasnejša določitev razmerja, za katero je treba voditi evidenco o izrabi delovnega časa.
- Zagotovitev možnosti delavca, da se seznani s podatki iz evidence o izrabi delovnega časa.
- Učinkovitejši inšpekcijski nadzor nad izvajanjem določb o delovnem času, odmorih in počitkih delavca.
- Zagotovitev spoštovanja določb o delovnem času ter zagotavljanja počitkov in odmorov.
NOVOST: Dodatna obvezna evidenca
Eden izmed pomembnejših predlogov je sprememba 18. člena, v katerem zakonodajalec predlaga dodatno obvezno evidenco o delovnem času.
Doslej je zakon podjetjem nalagal, da spremljajo le navzočnost zaposlenega na delovnem mestu in koliko ur je tisti dan opravil. Po novem naj bi bili delodajalci obvezani, poleg števila opravljenih ur v dnevu, spremljati tudi:
- Čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela.
- Izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom (odmor za malico).
- Opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času …).
- Opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času.
- Tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje.
Na novo definirane vrednosti glob
Zakon na novo predvideva globe za odgovorne osebe in za opustitev evidence, sočasno določa zneske glob v evrih, saj ima veljavna ureditev zneske v tolarjih.
Doslej ni bilo sankcij za odgovorne osebe, po novem pa bodo v višini od 150 do 2.000 evrov. Novost so tudi sankcije za primer opustitve vodenja, hrambe ali posodabljanja evidenc, čemur se po trenutni ureditvi odgovorne osebe še lahko izognejo.
Prav tako se dodatno predlaga pooblastilo inšpektorja za delo za izrekanje glob v razponu.
Kakšni so predvideni zneski glob?
Če delodajalec ne bo zagotavljal pravilnega vodenja, hranjenja in posodabljanja evidenc ali pa delavca ne bo pisno obvestil o izrabi delovnega časa, so predvidene naslednje globe:
- 500 – 20.000 EUR za delodajalca (pravna oseba, samostojni podjetnik oziroma posameznik, ki opravlja samostojno dejavnost)
- 300 – 8.000 EUR za manjšega delodajalca (pravna oseba, samostojni podjetnik posameznik oziroma posameznik, ki samostojno opravlja dejavnost)
- 150 – 1.200 EUR za delodajalca posameznika
- 150 – 2.000 EUR za odgovorno osebo delodajalca pravne osebe ter odgovorno osebo v državnem organu ali v lokalni skupnosti
Zakaj je pomembna natančna evidenca delovnega časa?
Nepravilno vodenje evidence delovnega časa vpliva, ne samo na plačo, temveč tudi na druga izplačila. Recimo, če ima delavec 40-urno pogodbo, je zelo pomembno, da obstaja evidenca za vse ure. Torej je pomembna z vidika pravilnega zagotavljanja delovnopravnih pravic s področja delovnega časa, odmorov in počitkov in na ta način ščiti predvsem zaposlene.
Iz evidence mora biti jasno vidno, ali je bil zaposleni v službi, ali je bil službeno odstoten, na bolniški negi ali na dopustu. Videti moramo tudi, ali je delal dopoldansko, popoldansko ali nočno izmeno, saj niso vse ure enako plačane. Redno delo mora biti obračunano drugače kot na primer nadure ali boleznina.
O vplačanih zneskih se poroča za različne namene, recimo za zdravstvo, pokojnino … Ta vplačila predstavljajo osnovo za druge pravice, kot je na primer bolniška odsotnost ali porodniški dopust. Iz evidence pa morajo biti razvidne tudi morebitne obveznosti delodajalca v primeru prenehanja delovnega razmerja iz ur ali obratno.
PRIMER: Nižje nadomestilo zaradi napake
Če gre zaposlena na porodniški dopust, delodajalec pa ji ni pravilno obračunaval vseh ur (nadure, prazniki …) oziroma jih je le pomanjkljivo, se lahko zgodi, da bo prejemala nižji znesek porodniškega nadomestila.
Novost – elektronsko spremljanje delovnega časa
Vlada v noveli uvaja tudi spremembo načina spremljanja evidence delovnega časa na obvezno elektronsko vodenje.
Predlog novele pravi: „Evidenca o izrabi delovnega časa se vodi elektronsko. Naknadna sprememba podatka iz prejšnjega člena mora vsebovati tudi razlog spremembe in čas vpisa spremembe, ki ga zagotavlja delodajalec.“
Namen predloga je zagotoviti:
- večjo verodostojnost evidence delovnega časa in
- lažji inšpekcijski nadzor.
Elektronski sistem bo moral zagotavljati sledljivost o tem:
- kdo in kdaj je uvajal naknadne spremembe podatkov,
- kakšni posegi v evidenco so se zgodili in
- kateri so razlogi za spremembo.
Delodajalec bo moral delavcu zagotavljati pisna obvestila o izrabi delovnega časa za pretekli mesec. Gre za novo prilogo k plačilni listi, ki mora biti dostavljena po elektronski poti ali na e-naslov, ki ga zaposlenemu zagotovi delodajalec.
Delavec bo lahko od delodajalca zahteval, da ga enkrat tedensko pisno seznani s podatki o izrabi delovnega časa.