Povračila stroškov na službenih potovanjih | Minimax – spletni računovodski in poslovni sistem

Povračila stroškov na službenih potovanjih

Skoraj v vsakem podjetju zaposleni odhajajo na poslovne poti. Pri nekaterih gre za daljše (eno ali večdnevne), pri drugih pa za krajše in bolj pogoste.

Zaposlenim ne glede na to, ali je njihov delodajalec javni zavod, lokalna skupnost ali zasebni podjetnik, mora delodajalec obračunati in izplačati povračila, ki izvirajo iz delovnega razmerja.

Ta povračila določa Zakon o delovnih razmerjih, in sicer 134. člen, njihova višina pa je določena v drugih zakonskih in podzakonskih aktih. Pri tem pa prihaja do razlik ali je delavec zaposlen v javnem sektorju ali pa v gospodarstvu.

Kako ugotoviti pravilno višino izplačila?

Višina posameznih izplačil je razvidna iz kolektivnih pogodb, aneksov h kolektivnim pogodbam, internih pravilnikov in pogodbo o zaposlitvi, pri čemer se razlikujejo glede na panogo.
Do nekaterih povračil je delavec upravičen, je odvisno od tega, ali je prisoten na delu (prehrana, prevoz na delo), za nekatere pa je pomembno, koliko časa je odsoten (dnevnice, stroški prenočevanja …). 

Poslovne poti

Vsaka poslovna pot je »unikatna« in pred obračunom je treba natančno določiti obveznosti in pravice delodajalca in delavca.
Izplačevalci se občasno soočajo tudi z vprašanjem, ali so ta povračila obdavčena in ali pomenijo dodatno obveznost za izplačevalca oziroma obdavčljiv prejemek za delavca. Odgovor na to je zapisan v Uredbi o višini povračil stroškov v zvezi z delom in drugih dohodkov, ki določa davčno priznano višino posameznih povračil. V praksi to pomeni, da mora izplačevalec določiti obveznost do delavca in to obveznost primerjati z zneski iz uredbe. Če je izplačani znesek višji od zneskov iz uredbe, je razlika predmet obdavčitve po Zakonu o dohodnini.

Ali lahko povežemo poslovno pot in zasebno potovanje?

Pravilno sestavljen potni nalog je pomemben

Zaposleni mora bo odhodu na poslovno potovanje izpolniti potni nalog, na podlagi katerega bo prejel vsa pripadajoča povračila.
V nadaljevanju navajamo nekaj pravil, ki se jih je smiselno držati ob izpolnjevanju potnih nalogov. Smiselno je doličiti naslednje: 

  1. kdo jih pripravlja,
  2. kdo jih odobri,
  3. kdaj mora delavec po opravljenem službenem potovanju potni nalog izpolniti,
  4. do kdaj ga mora oddati,
  5. katera so obvezna dokazila,
  6. kdaj bo izplačilo potnega naloga.

Najpogostejše napake, ki se dogajajo pri obračunu potnih nalogov

Za napačno izpolnjene potne naloge sta navadno dva krivca. Delodajalec, ki ne določi jasnih obveznosti zaposlenega ter zaposleni, ki meni, da podrobnosti niso pomembne.

Ob davčnem pregledu so prava potrdila (računi, izpiski…) ključna, saj dokazujejo obstoj poti. Še posebej je to pomembno, če gre za daljša in dalje trajajoča poslovna potovanja.

Kaj največkrat očitajo inšpektorji?

Pri pregledu stroškov poslovni poti se srečujemo s problematiko:

  • napačno obračunane razdalje (število kilometrov, čas trajanja …),
  • napačno število dnevnic,
  • niso priložena dokazila za materialne stroške (parkirni listki, račun za vinjeto …),
  • popravljanje številk potnih nalogov.

Zavedati se je treba, davčni inšpektorji potne naloge natančno in vestno pregledajo, saj so kanal za zniževanje davčne osnove, zato je dobro vedeti, kako na pravilen način obračunati in dokazati poslovno potovanje.
  
Če imate konkretne dileme, se lahko obrnete tudi na moj email Majda.Gominsek@Siol.net ali na tel +386 (0)3/490-02-58 in skupaj bomo poiskali primerne rešitve.

Majda Gominšek,
Svetovalna hiša Gominšek