Katere so obvezne sestavine izdanega računa? | Minimax – spletni računovodski in poslovni sistem

Katere so obvezne sestavine izdanega računa?

Obvezne sestavine izdanega računa

Vsak, ki se poda na podjetniško pot, se sooči tudi s tem, da mora izdajati račune, in želimo vam jih čimveč. Kaj vse mora biti na računu, je odvisno od načina plačila. V praksi ločimo gotovinske in negotovinske, med njimi pa je precejšnja razlika. V tokratnem zapisu se posvečamo negotovinskim računom.

Izdani račun je ena najpomembnejših izvirnih knjigovodskih listin, ki izkazuje poslovne dogodke, in praviloma nastane na kraju in v času nastanka poslovnega dogodka. Zato poglejmo, kateri podatki morajo biti zapisani.  

Kaj je račun za negotovinsko poslovanje?  

Račun za negotovinsko poslovanje izdamo takrat, ko nam plačnik sredstva (denar) nakaže na TRR račun, torej ne gre za plačilo v gotovini.

Računi za negotovinsko poslovanje morajo vsebovati podatke, ki so nujni in jih predpisuje več zakonov: Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV), Zakon o gospodarskih družbah (ZGD) in Slovenski računovodski standardi (SRS).

Za potrebe tega zapisa smo ločili obvezne podatke v dve kategoriji. Podatke, ki se ne spreminjajo z izdajo vsakega računa (kot je na primer ime podjetja), in druge, ki se spreminjajo (kot na primer številka računa).

 

1. Podatki na računu, ki se ne spreminjajo (lahko jih natisnete):

OBVEZNI PODATKI:

  • naziv podjetja,
  • naslov podjetja,
  • registrski organ, pri katerem je družba vpisana,
  • matična številka družbe,
  • pri družbi z omejeno odgovornostjo in delniški družbi je treba navesti tudi znesek osnovnega kapitala in znesek še nevplačanih vložkov,
  • davčna številka izdajatelja oziroma ID za DDV, če ste zavezanec za DDV.

NAŠE PRIPOROČILO: številka TRR-ja ni obvezen podatek, vendar ga napišite, saj boste s tem poenostavili plačilo računa. Dodajte na račun tudi kontaktne podatke (e-pošta, telefon), saj boste s tem pohitrili komunikacijo.

 

2. Podatki, ki so obvezni, a se spreminjajo

 

a) Splošni podatki

  • datum izdaje računa,
  • datum, ko je bila opravljena dobava blaga, ali datum, ko je bila storitev opravljena oziroma končana oz.  datum, ko je bilo opravljeno predplačilo (če se ta datum lahko določi in je različen od datuma izdaje računa),
  • zaporedna številka računa,
  • prejemnik računa (naziv, naslov, davčna številka ali ID za DDV),
  • datum zapadlosti / valuta (kdaj naj bo račun plačan).

 

b) Obračunski podatki (podatki povezani z zneski in opisom opravljenih storitev ali izdelkov)

Če ste zavezanec za DDV

  • količina in vrsta dobavljenega blaga oziroma obseg in vrsta opravljenih storitev,
  • davčna osnova, od katere se obračuna DDV po posamezni stopnji oziroma na katero se nanaša oprostitev, cena na enoto brez DDV ter kakršna koli znižanja cen in popusti, ki niso vključeni v ceno na enoto,
  • stopnja DDV,
  • znesek DDV mora biti viden posebej (razen v primerih, kjer se uporablja posebna ureditev, za katero ta zakon ta podatek izključuje).

Če niste zavezanec za DDV

  • prodajno ceno blaga oziroma storitve (brez DDV),
  • skupno vrednost prodanega blaga oziroma opravljene storitve (brez DDV),
  • Če izdate račun drugemu davčnemu zavezancu, morate na računu navesti tudi podatek o količini in vrsti dobavljenega blaga oziroma obsegu in vrsti opravljenih storitev. 

Priporočljiva je tudi navedba: DDV ni obračunan na podlagi 1. odstavka 94. člena Zakona o davku na dodano vrednost (nismo zavezanci za DDV)

 

Kako lahko izdam račun?  

Račun lahko izdate na več načinov.

  • »ročno«, s pomočjo Worda, Excela ali drugega orodja, le da so zapisani pravi podatki,
  • s pomočjo programov za izdajanje računov.

 

 a) Najpogostejše težave pri ročnem izdajanju računov

Ročno pisanje računov (pri tem imamo v mislih npr. Word in v njem oblikujete dokument kot račun. Stalne podatke puščate vedno enake, drugi pa se spreminjajo glede na vsebino računa – »shrani kot«). Pri tem načinu lahko pride do naslednjih zapletov:

  • Številka računa: Veliko podjetnikov pozabi spremeniti številko računa. Zaradi te napake se lahko pojavijo zadrege, saj je treba račun popravljati in ga ponovno poslati plačniku ali pa celo izdati dobropis.
  • Datumi: Ni popravljen datum izdaje računa (ostane prejšnji). Račun je treba zavračati.
  • Račun prepišete ali pozabite shraniti: to se lahko hitro zgodi, če izdajate račune v Wordu (ali Excelu), ko vsak račun kopirate v svoj dokument s pomočjo funkcije »shrani kot«. Če prejšnje različice računa še niste natisnili, ga je treba napisati ponovno. Lahko se zgodi, da račun izdate, pošljete in naknadno ugotovite, da ga niste shranili ali natisnili.
  • Ime in podatke naslovnika: Ko vnašate podatke npr. v Word, je treba naslov prepisati iz javne baze (ali drugega vira podatkov). Pravilno je treba prepisati tako ime podjetja, naslov in seveda davčno številko oziroma ID številko. Lahko se zgodi, da napačno prepišete podatke. V praksi se tudi dogaja, da uporabniki pozabijo pravilno prepisati enega od podatkov in pravilno prepišejo naziv podjetja, a pustijo (prejšnjo)  davčno številko (ali ID za DDV).
  • E-Računi: Na ta način (ročno) ne morete izdajati računov javni upravi (digitalno podpisan e-račun).

 

b) Prednosti izdajanja računov s pomočjo programov za izdajanje računov.

  • Program račune številči avtomatično, tako da je podvajanje istih številk nemogoče.
  • Dodajanje nove stranke je enostavno, saj sistem podatke črpa iz javne baze podatkov, zato so podatki vedno pravi.
  • Program si zapomni prednastavljene podatke na artiklih (naziv artikla, cena artikla …) in zato ni potrebno prepisovanje.
  • Račun lahko pripravite tudi v xml obliki (e-račun), ki ga lahko neposredno posredujete svojemu kupcu in ga ta uvozi v svoj program. Računovodstvu ni treba računov pretipkavati. Za izdajanje računov javni upravi pa ga le še digitalno podpišete. 

 

Na kaj moramo biti previdni, ko oblikujemo (prvi) račun

Račun ne predstavlja le plačila za vaše delo, temveč odnos vašega podjetja do kupca, zato je pomembno, da so računi lični in pravilni. Oblikovalci so že dobro preučili nujne podatke, ki jih znajo spretno vplesti v celostno podobo in pripraviti privlačen dokument. Če uporabljate logotip ali barve, jih vključite v podobo računa. Dopisne liste in račune lahko poenotite tako, da na dopisni list zapišete vse podatke, ki so nujni na računu.

 

Posebnosti

Nekatere dejavnostni zahtevajo tudi dodatne klavzule ali pojasnila, ki izhajajo iz različnih zakonov. Nekaj primerov navajamo v nadaljevanju, vendar pa je smiselno, da se pred izdajo prvega računa posvetujete z dobrim računovodjem, ki vam bo pravilno svetoval in vam predlagal prave klavzule, če jih seveda potrebujete.

 

Posebni primeri računov oziroma klavzule, ki jih morate napisati.

  • v primeru izdaje računa s strani kupca blaga ali naročnika storitev v imenu in za račun davčnega zavezanca navedbo »Samofakturiranje«;
  • v primeru oprostitve DDV veljavno določbo Direktive Sveta 2006/112/ES ali ustrezni člen tega zakona ali drugo sklicevanje, ki kaže na to, da je dobava blaga ali storitev oproščena DDV,
  • v primeru, če je plačnik DDV kupec blaga ali naročnik storitve, navedbo »Obrnjena davčna obveznost«,
  • v primeru dobave novega prevoznega sredstva, opravljene v skladu s pogoji iz 1. in 2. točke 46. člena tega zakona, značilnosti, kot so opredeljene v tretjem odstavku 3. člena tega zakona,
  • v primeru uporabe posebne ureditve za potovalne agencije navedbo »Posebna ureditev – Potovalne agencije«,
  • v primeru uporabe ene od posebnih ureditev za rabljeno blago, umetniške predmete, zbirke in starine navedbo »Posebna ureditev – rabljeno blago«, »Posebna ureditev – umetniški predmeti« ali »Posebna ureditev – zbirke in starine«,
  • če je oseba, ki je dolžna plačati DDV, davčni zastopnik za namene drugega odstavka 76. člena tega zakona, identifikacijsko številko za DDV davčnega zastopnika, skupaj z njegovim imenom in naslovom.

 

Podpisovanje računov in žigosanje

Od nekdaj je veljalo pravilo, da mora biti račun žigosan in podpisan, saj je le tako verodostojen. Danes pa podpisi in žigi (skoraj) niso več potrebni. Glede podpisovanja obstajajo različna tolmačenja. Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1) v nobenem členu ne zahteva, da mora biti izdan oziroma prejet račun podpisan. 229. člen direktive o DDV 2006/112/ES izrecno pravi: »Države članice ne zahtevajo, da so računi podpisani.« Pri tem pa moramo upoštevati tudi Slovenske računovodske standarde, kjer SRS 21. 8. pravi, da morajo biti knjigovodske listine opremljene s podpisi fizičnih oseb. Tudi žigi niso več obvezni in ne povečajo vrednosti listine, lahko pa jih uporabljate.

Predlagamo, da kjer je mogoče, račun podpišete. Če ga pošiljate po e-mailu, lahko dodate skeniran podpis.

 

Še za konec:

v SSKJ-ju pod ključnim geslom “račun” najdemo dve razlagi:  

  • račún  -a  (ȗ) pismeno sporočilo dolžnega zneska za kupljeno blago ali naročeno storitev: izdati, pisar. izstaviti, napisati račun / brez računa blaga ne zamenjamo; pog. račun za elektriko, vodo

ter 

  • račún -a (ȗ) nar. priprava za sekanje, obsekovanje, navadno z ukrivljenim koncem; klestilnik: sekati z računom. 

Zato svetujemo, da izdate pravi račun, da ne boste preveč “usekali z računom”  🙂 

 

Foto: Designed by peoplecreations / Freepik

Sorodni prispevki