Kako prihraniti do 60 % stroškov s pošiljanjem e-računov? | Minimax – spletni računovodski in poslovni sistem

Kako prihraniti do 60 % stroškov s pošiljanjem e-računov?

Elektronska obdelava računov lahko prihrani več kot 60 odstotkov stroškov podjetja v primerjavi s tradicionalno obravnavo papirnih računov, poleg tega razbremeni zaposlene in optimizira procese dela. Pri prejemniku računov pa zmanjša možnost napak pri prenosu računov v ERP sistem ali v e-banko.

5 korakov klasičnega izdajanja ali 2 koraka elektronskega izdajanja?

Danes marsikatero podjetje račune še vedno izdaja klasično: račun pripravijo v programu, ga natisnejo, zapakirajo v ovojnico, prilepijo znamko in odnesejo na pošto. Na drugi strani se proces ponovi in kot je razvidno iz spodnje slike, gre pri klasičnem lahko tudi kaj narobe, glede na število izvedenih korakov. Kar 5 jih je potrebno, če želimo račun oddati »klasično«, a le dva pri e-računu.

Namig: prepustite raje štetje korakov svojim aplikacijam, s katerimi merite zdrav življenjski slog. Pri poslovanju pa se odvečnih korakov izogibajte.

Kaj sploh je e-račun?

E-račun je elektronski račun, ki je sestavljen iz najmanj dveh datotek, ki ju predpisuje enotna standardizirana oblika e-SLOG. Če izdajate račune s pomočjo ERP sistema, bo program pripravil dve datoteki: 

  • Račun v xml obliki (vsebuje vse podatke o računu: datum, izdajatelja, znesek, vrstice računa, denarna enota, prejemnika, davčne številke, transakcijski račun …)
  • Ovojnica (ovojnica omogoča, da e-račun prenesejo banke ali UJP po e-bančnih poteh od izdajatelja k prejemniku kot priponko. Ovojnica vsebuje vse potrebne podatke za usmeritev e-računa, zapisana je v xml obliki)
  • Neobvezne priloge računa (PDF račun, slika, specifikacije …)

ZDDV-1G govori tudi o elektronskih računih, kjer določa, da je elektronski račun vsak račun, ki je prejet in izdan v elektronski obliki (e-račun, račun poslan po mailu, skeniran papirni račun poslan po mailu…).

ERP sistemi so pripravljeni tako, da je priprava e-računov preprosta in hitra. Poti, kako boste račune posredovali, pa so lahko različne in odvisne tudi od prejemnika. O tem, kakšne so možnosti izdajanja in prejemanja e-računov, smo govorili tudi v tem spletnem seminarju. 

 

Zakaj prihranite z izdajanjem e-računa?

Dejstvo je, da je posredovanje elektronskih računov cenejše, kot je klasično pošiljanje le-teh. Odpadejo stroški papirja, kartuš, ovojnic, znamk in strošek osebe, ki vse te račune vestno zapakira in odnese. Ključna prednost je tudi, da so podatki na e-računu točno taki, kot jih je zapisal izdajatelj računa. S tem so možnosti napak pri prepisovanju majhne oziroma nične. Prejemniku e-računa (in njegovem računovodstvu) tako odpade pretipkavanje podatkov.

Podjetje Billentis, ki je specializirano za uvajanje elektronskega poslovanja, na podlagi svojih analiz in izkušenj s svojimi strankami omenjene številke potrjujejo (slike spodaj) ter ocenjujejo, da bomo v letu 2017 v Evropi izmenjali kar 8000 milijonov brezpapirnih računov.

Prihranki izdajatelja e-računov

  Tiskanje, pakiranje in pošiljanje Obvestila in opozorila za plačila Nakazila in gotovinsko poslovanje Arhiviranje Skupaj
PAPIRNO POSLOVANJE  3.90€ 0.50€  4.50€  2.20€ 11.10€
E-POSLOVANJE  0€ 0.40€  3.00€  0.80€ 4.70€*

 Prihranki na posamezen račun 6.40 € = 57%

 *Upoštevani so bili stroški tretjih oseb v višini 0,5 €
  Vir: Billentis

 

Kakšne možnosti ima prejemnik?

Prejemnik e-računa se mora strinjati s prejemanjem tovrstnih računov, in ima na voljo več možnosti: račun lahko prejme na svoj e-mail, v eBanko ali v ERP sistem.  

Kupec, ki prejme e-račun na e-mail, lahko PDF račun natisne in ga obdela klasično (vsekakor pa mu prihranite odpiranje klasične pošte). Lahko ga neposredno uvozi v svojo e-banko in plača, pri tem pa mu ni treba prepisovati podatkov, kar velja tudi v primeru, če uporablja ERP program. V spodnji tabeli prikazujemo izračun prihranka, če podjetje prejema in obdeluje e-račune v primerjavi s papirnim poslovanjem. 

Prihranki prejemnika e-računov

  Prejem Prenos v sistem
Potrjevanje in urejanje
Upravljanje sporov
Upravljanje plačil
Arhiviranje Skupaj
PAPIRNO POSLOVANJE 1,10 € 3.00 € 4.00 € 2.50 € 4.80 € 2.20 € 17.60€
E-POSLOVANJE 0 €
0 € 1.2 € 2.00 € 2.00 €
0.80€ 6.70€*

 Prihranki na posamezen račun 10.90 € = 62%

 *Upoštevani so bili stroški tretjih oseb v višini 0,7 €
  Vir: Billentis

 

V času, ko govorimo o digitalizaciji in avtomatizaciji procesov, je smiselno razmišljati o poenostavitvi procesov poslovanja, poleg tega pa je izdajanje računov proces, ki se dogaja v vsakem podjetju. Naj povzamemo ključne razloge, zakaj bi to storili: podjetnik lahko prihrani tudi do 60 odstotkov stroškov poslovanja, prihrani čas in poveča svojo produktivnost, saj se lahko posveti svojemu delu. Prednost e-računov opazijo tudi v računovodstvu, saj jim odpade pretipkavanje računov v ERP sistem.

Kontaktirajte z našimi svetovalci in preverite, kako lahko tudi vi prihranite z e-računi. 

Sorodni prispevki