Kako naj računovodski servis pristopi k izvajanju zakonodaje o preprečevanju pranja denarja? | Minimax – spletni računovodski in poslovni sistem

Kako naj računovodski servis pristopi k izvajanju zakonodaje o preprečevanju pranja denarja?

Računovodski servisi so, ravno tako kot so banke, hranilnice, borznoposredniške družbe in drugi, zavezani k obveznosti izvajanja Zakona o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma. O vsem se veliko piše, zlasti ob napovedi inšpektorjev o nadzorih v računovodskih servisih, vendar so v praksi še vedno težave pri izvajanju le tega.

Pomembno je, da se zadeve lotimo sistematično; najprej preberemo smernice in nato začnemo s pripravo interne dokumentacije, postopkov in usposabljanjem zaposlenih.

»Za lažje razumevanje predlagam, da si preberete smernice, ki jih je za računovodske servise in davčne svetovalce izdal Urad za preprečevanje pranja denarja. S tem si boste razjasnili pojme in postopke v zvezi z ZPPDFT.«

Ob pripravi dokumentov je treba upoštevati število zaposlenih v računovodskem servisu. Osnovni dokumenti, ki jih je treba pripraviti ne glede na število zaposlenih, so:

  1. ocena tveganja,
  2. pravilnik o izvajanju notranje kontrole in
  3. program letnega usposabljanja zaposlenih.

Če vaš računovodski servis zaposluje več kot štiri osebe, je treba pripraviti še Sklep o imenovanju pooblaščene osebe in namestnika pooblaščenca in ta Sklep posredovati na Urad.

V nadaljevanju kratka predstavitev posameznih dokumentov.

1. Ocena tveganja

Obrazec za izvajanje ocene tveganja ni predpisan, namenjen je pregledu stranke in njenih poslovnih razmerij in transakcij v okviru poslovanja. Oceno tveganja opravimo po prvem srečanju z naročnikom računovodskih storitev. Prva naloga je pregled stranke. Kadar gre za samostojnega podjetnika, pregledujemo fizično osebo, pri pravnih osebah pa preverimo, kdo je dejanski lastnik pravne osebe in preverimo odgovorno osebo oziroma zastopnika. 

Vse to si olajšamo tako, da pripravimo enotni obrazec, kamor zapišemo podatke stranke že ob prvem srečanju:

  • Ime in priimek podjetnika oziroma direktorja pravne osebe
  • Naslov stalnega in začasnega prebivališča
  • Datum in kraj rojstva
  • Davčna številka ali EMŠO
  • Državljanstvo
  • Številka, vrsta in naziv izdajatelja uradnega osebnega dokumenta
  • Namen in predvidena narava poslovnega razmerja
  • Datum sklenitve poslovnega razmerja

 

Pri pravnih osebah je treba dodati:

  • Naziv organizacije
  • Matična številka
  • Dejavnost

Pridobljene podatke preverimo v javno dostopnih registrih ali z izpisom iz sodnega registra za pravne osebe.

Stranko je treba spoznati

Smiselno je, da se pogovorimo in spoznamo značilnosti poslovanja, v katerih geografskih področjih posluje, in njeno finančno poslovanje. Na podlagi teh informacij bomo lahko ocenili stopnjo tveganja za pranje denarja ali financiranje terorizma.

Oceno tveganja pripravimo po sklenitvi pogodbe sami, na podlagi zbranih in preverjenih podatkov. Ločimo neznatno in povečano tveganje, pri čemer se slednje nanaša na geografsko področje (države na seznamu visoko tveganih tretjih držav, države, za katere velja embargo, sankcije idr.) in poslovanje stranke (gotovinsko poslovanje, neobičajen način poslovanja).

Pregled stranke pripravimo tudi, kadar ta opravi transakcijo v vrednosti 15.000 evrov ali več, pa tudi pri transakcijah v manjših zneskih, če so transakcije med seboj povezane.

Če imamo vse podatke z uvodnega sestanka, le-te dopolnimo še s podatki o transakciji:

  • čas izvedbe transakcije,
  • znesek transakcije in valuta,
  • namen transakcije,
  • način izvedbe transakcije.

 

Poslovne aktivnosti strank je treba redno spremljati in evidentirati vse transakcije, ki presegajo znesek 15.000 evrov in predvsem, kadar gre ali za gotovinske transakcije ali za nakazila v tvegane države.

Ukrep poglobljenega pregleda stranke

Če je stranka politično izpostavljena oseba, moramo pridobiti podatke o njenem premoženjskem stanju in stanju ožjih družinskih članov in ožjih sodelavcev (podrobneje 6. odst. 61. člen ZPPDFT).

Kadar je stranka ali transakcija povezana z visoko tvegano tretjo državo, ali pa obstaja povečano tveganje za pranje denarja ali financiranje terorizma, tudi kadar prejmemo vprašanje stranke, povezano s pranjem denarja ali financiranje terorizma, je treba opraviti poglobljeni pregled stranke in dejanje prijaviti Uradu.

2. Pravilnik o izvajanju notranje kontrole

V Pravilnik zapišemo, kaj zajema notranja kontrola in kakšne so naše dolžnosti izvajanja notranjih kontrol, zlasti dolžnost pregleda stranke, vodenja evidenc, hranjenja podatkov in sporočanja Uradu, kadar obstajajo razlogi za sum pranja denarja ali financiranja terorizma.

Določimo pogoje, ki jih mora izpolnjevati pooblaščenec in njegov namestnik, naloge pooblaščene osebe in pogoje za izvajanje nalog pooblaščene osebe (več kot 4 zaposleni).

V Pravilniku opredelimo način izobraževanja vseh zaposlenih, ta nam služi za pripravo programa letnega strokovnega usposabljanja in izobraževanja vseh zaposlenih. 

Navedemo vrste evidenc podatkov, ki jih vodimo o strankah, poslovnih razmerjih in transakcijah, čas hrambe in način varovanja podatkov.

3. Program letnega usposabljanja zaposlenih

Strokovno usposabljanje in izobraževanje zaposlenih se nanaša na poznavanje določil zakona, internih pravilnikov in varstva podatkov. S stalnim izobraževanjem bodo zaposleni znali prepoznati tveganja pri delu s strankami in transakcijami in bodo na to pravočasno opozorili. Letni plan izobraževanja zaposlenih moramo pripraviti najpozneje do konca marca za tekoče leto.

Izvajanje zakona za računovodski servis pomeni dodatno administrativno delo, zato vam svetujem, da si vnaprej pripravite obrazce in postopke dela za pregled stranke in oceno tveganja. Naj postanejo obrazci del poslovne dokumentacije pri sprejemu nove stranke tako, kot medsebojna pogodba in pooblastila, ki jih potrebujemo za delo.

Pripravila: Mojca Vincek, Kleos, računovodske storitve d. o. o.

 

POVEZAVE

Sorodni prispevki