Ali tudi vam nagajajo digitalna potrdila? | Minimax – spletni računovodski in poslovni sistem

Ali tudi vam nagajajo digitalna potrdila?

Brezpapirno poslovanje je besedna zveza, ki nam gre občasno kar malo na živce, mar ne? Vseeno pa smo lahko neprijetno presenečeni,  ko posamezni portal zahteva naš digitalni certifikat.  

Digitalna potrdila niso več nuja le za podjetja in poslovanje z bankami, temveč so uporabna tudi pri vsakodnevnih opravilih. Omogočijo dostop do podatkov, ki jih o nas, državljanih, hrani država.  

 

Kaj je digitalno potrdilo?

Digitalna potrdila so digitalni identifikacijski dokumenti in jih lahko primerjamo z osebno izkaznico, le da so prirejeni za uporabo v digitalnem svetu. Ščitijo uporabnike, saj otežujejo (če že ne onemogočajo) zlorabo ali neavtorizirane vpoglede v naše podatke.

Priznajmo: Čeprav nam svetujejo, da naj menjamo gesla zelo pogosto, jih v resnici premalokrat. S certifikatom pa so naši podatki veliko bolj varni. Pri uporabi različnih aplikacij je dobra alternativa tudi dvostopenjsko preverjanje, kar je mogoče tudi v Minimaxu. 

  

Zakaj je z digitalnimi potrdili zagotovljena visoka mera varnosti?  

  • Avtentikacija: z uporabo digitalnih potrdil je zagotovljena nedvoumna identifikacija uporabnika kot tudi strežnika oziroma aplikacije, do katere uporabnik dostopa,
  • Avtorizacija oz. nadzor nad dostopom: le na podlagi uspešne avtentikacije aplikacija omogoči avtoriziran dostop do podatkov uporabniku,
  • Zaupnost: aplikacija z ustreznimi postopki šifriranja zagotovi zaupnost povezave med uporabnikom in strežnikom, prav tako pa mora biti zagotovljena zaščita podatkov, ki se ob tem izmenjajo.

 

Kakšna digitalna potrdila so na razpolago?

V Sloveniji obstajajo štirje overovitelji digitalnih potrdil, ki praviloma izdajajo digitalna potrdila za fizične in pravne osebe.

  • Ministrstvo za javno upravo: SIGEN-CA izdaja kvalificirana digitalna potrdila za državljane, za pravne osebe in za fizične osebe, registrirane za opravljanje dejavnosti. Za fizične osebe so potrdila brezplačna. 
  • Nova Ljubljanska banka d. d.: Izdaja spletna digitalna potrdila za fizične osebe, za zaposlene pravne in za fizične osebe, registrirane za opravljanje dejavnosti.
  • Pošta Slovenije d. o. o.: Izdaja spletna digitalna potrdila za fizične ali pravne osebe in strežniške sisteme.
  • Halcom d. d. : Izdaja spletna digitalna potrdila končnim uporabnikom (fizične ali pravne osebe).

Za prijavo v sistem Minimax lahko uporabljate digitalna potrdila vseh izdajateljev. 

 

Kako pridobim in namestim digitalno potrdilo

Za namestitev digitalnega potrdila ima vsak overovatelj in izdajatelj svoj način, čeprav je postopek podoben. 

Oddati morate zahtevo za pridobitev digitalnega potrdila, pred tem preverite tudi, katere dokumente potrebujete za izdajo. Vsi izdajatelji digitalnih potrdil zahtevajo, da se pri oddaji vloge zglasite osebno in predložite svoj osebni dokument. 

Zakaj moram vlogo oddati osebno? Ker je digitalno potrdilo osebna izkaznica v digitalnem svetu, je nujno, da dokažete, da ste to res vi. Če bi bilo možno tako vlogo oddati preko e-maila, bi lahko prihajalo do zlorab, saj lahko to stori kdorkoli v vašem imenu. 

V nekaj dneh po oddaji zahtevka prejmete podatke za prevzem digitalnega potrdila. Način prevzema se med ponudniki razlikuje, zato je smiselno, da pri izbranem ponudniki preverite, kako poteka prevzem. 

 

Kako lahko hranimo digitalna potrdila?

Digitalna potrdila lahko hranite na trdem disku (računalnika ali telefona), na USB ključku ali na pametni kartici. Vsak uporabnik lahko ima lahko več digitalnih potrdil, ki jih potrebuje za različne namene. Potrdila na USB ključku in pametni kartici imamo v zavesti. Na potrdila, ki jih imamo lokalno nameščena, pa lahko pozabimo. Pomembno je vedeti,  kako preverite, katera digitalna potrdila imate nameščena na računalniku, saj imajo omejen rok trajanja in jih je treba pravočasno podaljšati. 

Pomembno: Digitalno potrdilo lahko prevzamete le vi osebno (ali zastopnik pravne osebe), vendar se lahko zgodi, da vam ga kdo tudi ukrade in z vašim potrdilom opravlja različne posle ali vpogleda v vaše podatke. Zato je pomembno, da jih primerno zaščitite. 

 

Pooblastila

Če želite postopke znotraj sistema urejati namesto zakonitega zastopnika, lahko za ta namen dobite pooblastilo.  Načini pooblaščanja se  razlikujejo glede na posamezni portal.  (Na primer: Pooblastite svojega računovodjo, da lahko namesto vas oddaja obrazce in prejema dokumentacijo). 

Primer: Kako lahko pooblastite osebo za poslovanje za portal eDavki

Davčnim zavezancem nudijo nekaj pomembnih prednosti pred papirnim poslovanjem z davčnimi obrazci:

 a) Notranja pooblastila: Z notranjim pooblastilom podelite pravice poslovanja v eDavkih osebi, ki je zaposlena v vašem podjetju oz. pri fizični osebi z dejavnostjo. Da oseba lahko prejme notranje pooblastilo, mora imeti izdano digitalno potrdilo na ime vašega podjetja (vrsta potrdila: za zaposlene pravnih oseb ter za fizične osebe z dejavnostjo).

 b) Zunanja pooblastila: Z zunanjim pooblastilom dodelite pravice poslovanja v eDavkih osebi, ki ni zaposlena v vašem podjetju. To je lahko fizična oseba, pravna oseba ali fizična oseba z dejavnostjo. Zunanji pooblaščenec lahko ima kakršno koli veljavno digitalno potrdilo razen tistega, omenjenega pri notranjih pooblastilih. Vir: portal edavki.durs.si

Sistem pooblastil imajo podrobno razdelan tudi na Ajpesu, v točki e-VEM pa o pobooblastih razlagajo takole:

Primer: Pooblaščanje oseb za opravljanje postopkov na portalu e-VEM

a) Pooblastilo se lahko podeli za vse ali za posamezen postopek, ki je na voljo na portalu e-VEM.

b) Pooblastilo lahko zakoniti zastopnik časovno omeji in tudi prekliče.

c) Pooblastilo za delo v sistemu e-VEM lahko izvedete elektronsko prek sistema e-VEM ali s pisno vlogo.

 (vir: portal e-VEM) 

 

Kje vse lahko uporabljate digitalna potrdila? 

Nekaj primerov: 

  • sistem eDavki
  • AJPES
  • eVem
  • v bančništvu 
  • spletna rešitev Intrastat
  • moja e-uprava
  • spletno računovodstvo Minimax
  • ePoslovanje AKTRP

 

Dobro je vedeti 

Slovenska državna uprava se počasi, vendar vztrajno digitalizira, in seznam dokumentov, ki se vročajo elektronsko (oziroma kar znotraj sistema), je vse daljši. Objavljen je na spletni strani FURS. Pravnim osebam in fizičnim osebam z dejavnostjo se dokumenti obvezno vročajo elektronsko, fizičnim osebam pa le, če so prostovoljno vključene v sistem eVročanje. Gre za zelo pomembne akte, zato vse davčne zavezance pozivajo, da (če še niso) uredijo vse potrebno za uspešno prejemanje elektronsko vročenih dokumentov. (vir: fu.gov.si) 

 

Kaj pa so namenska digitalna potrdila, ki jih potrebujemo za davčne blagajne?

To je posebna vrsta digitalnega potrdila, ki ga uporabljamo na davčnih blagajnah. Poenostavljeno: S tem potrdilom davčna blagajna podpiše podatke, preden jih pošlje Finančni upravi. Potrdilo je vezano na davčnega zavezanca, zanj pa zaprosimo preko eDavkov in je brezplačno. 

Pomnite: Namensko potrdilo je nameščeno na davčni blagajni in ga ne morete uporabljati za nobeno drugo storitev. Hkrati pa na davčni blagajni ne morete uporabljati nobenega izmed zgoraj naštetih digitalnih potrdil. 

Sorodni prispevki